Compliance

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Regeln hat für die Kasse höchste Priorität.

Verstöße dagegen müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden für Kunden, Mitarbeitende, Geschäftspartner und die Kasse abzuwenden.

Um von schweren Verstößen im Unternehmen rechtzeitig zu erfahren und Hinweisen angemessen nachgehen zu können, hat die Kasse mehrere Compliance-Meldewege eingerichtet. 

Über diese können sowohl Mitarbeitende der Kasse als auch Außenstehende Hinweise z. B. auf potenzielle Bestechungsdelikte, Betrug oder Verstöße gegen das Geldwäschegesetz abgeben.

Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei der Kasse haben oder solche vermuten, haben Sie folgende Möglichkeiten, Kontakt mit dem zuständigen internen oder externen Compliance-Ansprechpartner der Kasse aufzunehmen:

Interne Compliance-Ansprechpartner (Compliance-Komitee)

• per Telefon: 0231-9578-747 (Montag bis Freitag, 9 – 17 Uhr)
• per E-Mail an: compliance@kzvk-dortmund.de
• per Brief an:
  Persönlich/Vertraulich
  Compliance-Komitee
  Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen
  Schwanenwall 11
  44135 Dortmund

Über unseren externen Compliance Vertrauensanwalt, der auch auf Wunsch Ihre Identität schützt

• Herrn Rechtsanwalt Dr. André-M. Szesny
• Telefon: 0211 600 55-217, Mobil: 0179 475 60 74, E-Mail: a.szesny@heuking.de
• Mehr zum Compliance Vertrauensanwalt erfahren Sie weiter unten auf dieser Seite oder auf der Website der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek PartGmbB.

Auch anonyme Hinweise sind möglich. In so einem Fall ergänzen Sie bitte möglichst viele Details und, sofern vorhanden, auch Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen. Denn nur wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis letztlich etwas bewirken.

Die Kasse geht allen Hinweisen nach. Im Zusammenhang mit deren Bearbeitung wird höchste Vertraulichkeit und Fairness im Umgang mit den Hinweisgebern sichergestellt. Dies gilt insbesondere auch für Mitarbeitende, die gegebenenfalls von einem Vorwurf betroffen sind. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden gedacht ist. Sollten Sie im Hinblick auf eine Dienstleistung der Kasse unzufrieden sein, wenden Sie sich bitte an die Ansprechperson, die sich aus Ihren Unterlagen ergibt.

Personen im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens, die sich nicht an den Compliance-Beauftragten wenden wollen, können sich an den Vertrauensanwalt wenden. Sie haben so die Möglichkeit, vor und bei der Abgabe von Hinweisen mit einem Ansprechpartner außerhalb der Kasse persönlich und vertraulich in Kontakt zu treten.

Der Compliance Vertrauensanwalt ist zuständig für die Entgegennahme von Hinweisen auf

• Korruptionsstraftaten und sog. "Fraud"-Fälle (Betrug, Untreue, Unterschlagung etc.) zu Lasten der Kasse oder deren Kunden und Dienstleistern;
• reputationsschädigendes Verhalten;
• Fälle schwerer Missachtung von internen Regelungen und Arbeitsanweisungen;
• Verstöße gegen gesetzliche Regelungen zur Prävention von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung.

• Beschwerden von Kunden, die sich auf das Vertragsverhältnis oder das Leistungsverhalten der Kasse (z. B. aus dem Versorgungs-, Darlehens-, Mietverhältnis oder sonstigen Vertragsverhältnissen) beziehen;
• die Entgegennahme von Hinweisen betreffend Bagatellverstöße gegen interne oder externe Vorschriften;
• die Entgegennahme von Hinweisen, die sich nur auf das Leistungsverhalten von Mitarbeitenden der Kasse beziehen und keine Verstöße der o. a. Art darstellen.

Herr RA Dr. Szesny tritt im Interesse der Kasse für regelkonformes Verhalten ein. Er ist nicht befugt, Hinweise an die Kasse oder andere Stellen – auch nicht anonymisiert – ohne Zustimmung der Hinweisgeber weiterzuleiten. Es ist ausdrücklich zwischen der Kasse und dem Compliance Vertrauensanwalt vereinbart, dass auf eine Offenlegung der Identität des Hinweisgebers und Herausgabe erlangter Unterlagen und sonstiger Informationen seitens der Kasse verzichtet wird, soweit nicht der Hinweisgeber der Offenlegung ausdrücklich zustimmt. Dies gilt auch im Verhältnis des Vertrauensanwalts in späteren behördlichen oder gerichtlichen Verfahren.

Im Rahmen seines Auftragsverhältnisses mit der Kasse unterliegt der Compliance Vertrauensanwalt in vollem Umfang der gesetzlichen berufsständischen Schweigepflicht und hat auch gegenüber ggf. tätig werdenden staatlichen Ermittlungsbehörden ein Zeugnisverweigerungsrecht.

Der Compliance Vertrauensanwalt wird Informationen erst dann und in dem Umfang an die Kasse weiterleiten, wenn die Hinweisgeber ihn dazu ausdrücklich ermächtigt haben (unabhängig von der Schwere der Vorwürfe).

Hinweisgeber können sich nach dem ersten vertraulichen Kontakt mit dem Vertrauensanwalt sogar dazu entschließen, gar keine Informationen frei zu geben. Ihnen entsteht dadurch kein Nachteil.